ASSISTANT(E) RP CONGRES H/F

En tant qu'expert dans la sélection et le recrutement, le travail temporaire et l'accompagnement de fonctions d'assistance au management,
Secretary Plus Management Support est attentif à votre expérience, vos compétences et vos souhaits afin de vous trouver le poste idéal en adéquation avec vos qualifications.

Notre client est un groupe pharmaceutique suisse basé à Gentilly.

Aujourd'hui, nous recherchons un(e) assistant(e) responsable relations publiques / congrès.
Mission intérim du 18 Février au 17 Aout 2008.

DEFINITION GENERALE

-Organisation et suivi logistique des congrès régionaux et nationaux, des E.P.U. organisés par la force de vente dans le respect de la loi des DMOS, toutes gammes confondues
-Gestion des demandes de dons dans le respect de la législation franaise, toutes gammes confondues
-Assistanat du Marketing Zomacton

ACTIVITES PRINCIPALES

Logistique des congrès nationaux : congrès définis par les Chefs de produits

-Rédaction du courrier de participation au congrès + bon de commande (signature par le Chef de produits correspondant selon circuit d'approbation)
-Gestion du dossier technique (commandes des badges, du mobilier, de l'électricité, réserve, pauses)
-Information des délégués et réservation de chambres d'hôtel
-Gestion de la documentation sur les congrès nationaux
-Tenue du planning des congrès par groupe de produits
-Suivi des factures

Logistique des congrès régionaux : congrès définis par le délégué avec l'accord de son Directeur Régional

-Consultation quotidienne de TEAMS pour récupération des demandes des réseaux
-Préparation du courrier de participation au congrès (signé par le Directeur de BU + copie D.R. + délégué) + bon de commande (signé par le Chef de Produits)
-Gestion du dossier technique (commandes du mobilier, de l'électricité, réserve, pauses)
-Envoi des documents en cas de besoin
-Tenue du planning des congrès par groupe de produits
-Suivi des factures

Préparation et suivi des actions programmées par les Forces de ventes :

-EPU / FMC

Déclaration au C.N.O. ou C.D.O. 6 semaines avant la date de la manifestation
Envoi des invitations si nombre de médecins invités > 50
Emission des bons de commandes auprès des prestataires (traiteurs, hôtels) + suivi factures
Suivi du retour de l'avis C.N.O. ou C.D.O.
Envoi de la liste émargée au C.N.O. ou C.D.O. après la manifestation
Si honoraires à verser : déclaration au C.N.O

-Demandes de dons

Récupération du courrier de demande de don et des statuts de l'association (vérification de leur conformité)
Rédaction, envoi et suivi de la déclaration à la Préfecture
Réalisation du bon de commande

Activités Spécifiques au marketing Zomacton

-Assurer les différents travaux de secrétariat
-Réceptionner le courrier, les appels téléphoniques et y donner suite
-Rédiger du courrier, des notes à partir de consignes orales
-Gérer l'organisation matérielle du bureau
-Organiser les rendez-vous et

COMPETENCES REQUISES :

-Maitriser la loi DMOS et TEAMS
-Gérer les priorités, respecter et faire respecter les délais
-Gérer un agenda et un planning
-Suivre un budget
-Négocier avec les fournisseurs
-Rédiger des notes, du courrier, des comptes-rendus en franais
-Maîtriser les tableurs EXCEL
-Maîtriser les logiciels de présentation
-Utiliser la bureautique et l'informatique
-Rechercher, analyser et traiter les informations
-Rechercher et proposer des solutions
-Filtrer les communications
-Assurer les relations internes et externes

Intéressé(-e) ? Merci de déposer votre candidature en ligne ou de contactez nos consultant(e)s Secretary plus Management Support au 01 42 86 58 24

CETTE OFFRE EST EXPIRÉE

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