Secrétaire-Assistant H/F

L'Institut de Veille Sanitaire (InVS), établissement public d'Etat, placé sous la tutelle du ministère chargé de la Santé, a pour mission de surveiller l'état de santé de l'ensemble de la population, d'alerter les pouvoirs publics en cas de menace pour la santé publique et de recommander les mesures de prévention et de contrôles adéquates.
Dans ce cadre, le Département des Maladies Infectieuses (DMI) de l'InVS coordonne la surveillance nationale des maladies infectieuses et l'alerte dans ce domaine. Le DMI est un département qui compte plus de 70 personnes.Il est organisé en 5 unités thématiques travaillant sur des groupes d'infections. Il comporte également plusieurs fonctions de soutien transversal : référent administratif et financier, coordination des systèmes de surveillance, soutien bio-statistique et un pôle de 4 secrétaires assistants. Un 5ème poste de secrétaire-assistant h/f est créé pour faire face à la charge de travail.

Assurer la permanence de l'accueil téléphonique au DMI par roulement avec ses collègues : réception, filtrage des appels, interface avec les autres départements et services de l'InVS, orientation vers les interlocuteurs pertinents, renseignements,
Organiser des réunions, séminaires et colloques au plan logistique et matériel, planifier et envoyer les convocations, organiser les déplacements des participants (transports, hébergements), réservation des lieux,
Organiser et gérer les déplacements du personnel du DMI : ordre de missions, transports, hébergements, états de frais,
Gestion des courriers, agendas, plannings, fichiers pour mailing,
Saisir et mettre en forme des documents
Effectuer les commandes
Réaliser les travaux de reprographie
Tenir à jour les classements et l'archivage des dossiers
La personne recrutée pourra être amenée à participer à l'animation des réseaux de surveillance et à la réponse aux alertes dans la limite de ses compétences.
Garantir le bon fonctionnement administratif et logistique du département.
Garantir un assistanat de qualité
Contribuer à la bonne image du département


Bac à Bac +2
Bac professionnel secrétariat / BTS d'assistanat de direction
Expérience professionnelle exigée de 5 ans minimum dans le domaine du secrétariat
Excellente maîtrise des logiciels de bureautique
Rigueur, autonomie, sens de l'organisation
Prise d'initiatives, réactivité et esprit d'équipe
Qualités relationnelles
De bonnes notions d'anglais seraient appréciées.

Contact

INSTITUT DE VEILLE SANITAIRE
par mail : recrut@invs.sante.fr
site web : www.invs.sante.fr
12, Rue du Val d'Osne
94415 SAINT-MAURICE Cedex
Renseignements: Christine DURAND 01 41 79 69 26

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