Assistante du service documentation H/F

L'Institut de veille sanitaire (InVS), établissement public d'Etat est placé sous la tutelle du ministère chargé de la Santé, a pour mission de surveiller l'état de santé de l'ensemble de la population, et d'alerter les pouvoirs publics en cas de menace pour la santé publique.

Site web : www.invs.sante.fr

L'assistant(e) a pour mission d'assister la responsable du Service Documentation dans les activités administratives et logistiques nécessaires au fonctionnement du service.
Il (elle) doit assurer, en binôme avec l'assistante documentaliste actuellement en poste, la continuité du secrétariat et des principales tâches quotidiennes propres à la gestion d'un service de documentation.

L'assistant(e) prend en charge:

- l'accueil téléphonique,
- la gestion des courriers et télécopies, agenda,
- la mise en forme de courriers, notes, ...
- la gestion des commandes courantes (fournitures),suivi du budget,
- le classement, rangement, archivage,
- la reprographie, numérisation de documents,
- l'organisation des réunions et des déplacements des personnels du service,planning des formations,
- les tâches spécifiques au service documentation :
- la gestion des commandes d'ouvrages et autres documents,
- la gestion des commandes d'articles
- la réalisation des lettres d'informations internes électroniques (Word, Dreamweaver) : lettre de veille, revue de sommaire, bulletin des acquisitions,
- la participation à la surveillance automatisée des sites sur le logiciel WebSite Watcher,
- les saisies dans la base de données interne (progiciel ES-DMS/ Ever),
- les recherches documentaires et bibliographiques ponctuelles (PubMed).

Finalité :

Garantir le bon fonctionnement administratif et logistique du service.
Garantir, en collaboration avec l'équipe, une bonne continuité de service aux utilisateurs du Service Documentation



H/F
BAC à BAC + 2/3
Bac professionnel en secrétariat ou BTS assistanat de direction
Expérience exigée en secrétariat : 5 ans minimum. Une expérience en centre de documentation ou bibliothèque serait un atout supplémentaire.
Bonne maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
Aisance parfaite sur Internet et la messagerie électronique (Outlook)
Rigueur, autonomie, sens de l'organisation et du service
Qualités relationnelles, esprit d'équipe, réactivité
De bonnes notions d'anglais à l'écrit seraient appréciées.
La pratique de Dreamweaver serait un atout supplémentaire.

Contact

INSTITUT DE VEILLE SANITAIRE
12, Rue du Val d'Osne
94415 SAINT-MAURICE Cédex
recrut@invs.sante.fr
Rappeler obligatoirement la référence de l'annonce : DOC-CDI-2009-01

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