Office Manager H/F

Hays Assistanat & Secrétariat recherche pour son client, fonds d'investissement international situé sur Paris (25 personnes), un Office Manager pour un CDD, de 9 mois, à pourvoir du 15 juin 2007 à avril 2008.



* En terme de gestion administrative du bureau/Services Généraux, vous serez chargé de :

- La gestion des Services Généraux et relations/contrats avec les prestataires et fournisseurs,
- La gestion des équipements de bureau et des besoins IT avec les équipes informatiques à Londres et DC,
- L'interface avec les autres services administratifs US et Anglais, les participations aux réunions téléphoniques,
- La coordination entre les détails, bail et travaux,
- Vous serez également l'interlocuteur pour les intervenants de la gestion de l'immeuble, participations aux réunions respectives ainsi que la personne de contact pour les questions de sécurité.

* En terme de comptabilité :

- Traitement des factures et notes de frais : saisie, vérification, approbation, paiement, classement,
- Gestion de la trésorerie/cash : préparation des budgets cash mensuels, achat/vente sicavs, rapprochements bancaires,
- Préparation des factures clients, refacturations, mise à jour des fichiers correspondants,
- Interface banque,
- Coordination/centralisation des infos pour la paie (congés, heures supplémentaires, arrêts maladie etc),
- Interface du cabinet comptable, préparation des supports comptables (factures/fichiers etc),
- Archivage.

* En terme d'administration du personnel/HR :

- Préparation des éléments d'embauches (contrats*, mutuelle, retraite, documents HR internes) et communication aux comptables et aux services internes,
- Recrutement et encadrement de deux réceptionnistes et d'une assistante, gestion des remplacements, évaluations de fin d'année,
- Supervision du bon fonctionnement accueil/révision régulière des procédures,
- Suivi et préparation des demandes de prise en charge de formation.

* Autre/Assistanat:

- Tri et suivi du courrier et des messages pour un directeur basé à l'étranger, organisation des signatures,
- Réservations occasionnelles (déjeuners, hôtel, etc) et organisation des évènements internes.

H/F
Une expérience de 4 à 7 ans au sein d'un poste similaire dans un cadre international est requise. Vous êtes dynamique, organisé et avez le sens du relationnel.

Contact

HAYS
Hays Assistanat & Secrétariat
S26, rue de Berri
75008 PARIS

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